Si bien la gestión de nóminas puede parecer una tarea sencilla cuando la empresa es pequeña, su manejo puede tornarse cada vez más absorbente en la medida que el negocio crece. En esos casos, lo más recomendable es utilizar un software de nómina para facilitar su manejo.
Utilizar herramientas tecnológicas repercute en ahorro de tiempos pero también en el cumplimiento de pago de los empleados en tiempo y forma en el acatamiento de obligaciones sociales y fiscales.
Para llevar esta tarea de la mejor manera en beneficio de tu equipo y proyecto, enlistamos algunos tips que te facilitarán el manejo de la nómina de tu negocio:
1. Asesórate sobre las legislaciones vigentes
Es importante mantenerse actualizados sobre la información fiscal y laboral vigentes. Esto te permitirá gestionar mejor tu nómina y el cumplimiento de obligaciones patronales. Las principales legislaciones que es importante tomar en cuenta son:
- Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
- Ley Federal del Trabajo
- Código Fiscal de la Federación
Conocer la legislación fiscal vigente también permite conocer tus obligaciones y derechos fiscales, por ejemplo:
- Definir de forma correcta los rangos salariales de cada puesto, de acuerdo con el giro del negocio o empresa.
- Elegir el sistema de contrataciones que más se adecúe a tu negocio y evitar irregularidades.
- Determinar los complementos o descuentos por concepto de aportaciones: seguridad social, vivienda, impuestos, etcétera.
2. Evita realizar cálculos de forma manual
Además de la pérdida de tiempo, capturar la información de modo manual implica un mayor riesgo de errores, lo que podría afectar en el pago correcto, ordenado y oportuno de los colaboradores.
En estos casos es recomendable contar con un sistema de nómina integral, mediante alguna plataforma donde es posible calcular de forma automática las percepciones y deducciones de los colaboradores, pero además simplifica operaciones comunes como:
- Administrar la información de todos los empleados
- Llevar un registro de aportaciones y movimientos
- Capturar incidencias
- Emitir recibos de nómina electrónicos
- Obtener desgloses automáticos de pagos
- Timbrar recibos de forma masiva
- Conectar con portales bancarios de forma segura
- Localizar información de manera fácil y rápida.
- Envío automático de documentos para asociarlos con la contabilidad
- Generar reportes con datos clave
3 tips para manejar más fácil la nómina de tu empresa
3. Automatiza el pago mediante un software de nómina
Contar con un sistema integral de nómina ofrece también la facilidad de automatizar el pago de sueldos o salarios, pero también realizar las deducciones relacionadas con esos conceptos.
Apoyarse de herramientas tecnológicas para el pago de los colaboradores garantiza que este proceso sea seguro y confiable y además evita errores humanos o irregularidades legales.
Además de centralizar todas las gestiones de pago, los software de nómina contribuyen a ahorrar recursos y mejorar la eficiencia, lo que sumará por un lado al ambiente laboral y a la rentabilidad de la compañía.
Beneficios de una buena gestión de nómina
Un manejo adecuado de la nómina también contribuye a la fidelización de los equipos de trabajo. Recuerda que contar con un proceso automatizado en Administración de capital humano permite llevar un expediente eficiente para el control de información como:
- Salario, puesto, departamento, afiliación a la seguridad social
- Trayectoria dentro de la empresa y e información histórica
Datos que son de gran utilidad para la generación de credenciales de forma automática y la personalización de los cálculos de cada trabajador, así como sus respectivos desgloses.
Una gestión correcta de la nómina, además de contribuir al orden para el pago preciso y oportuno de los sueldos o salarios de los colaboradores, permite obtener información contable y datos estadísticos confiables para su análisis en futuras tomas de decisiones.
